Piensa en tu bandeja de entrada como si fuera el buzón de tu casa. ¿Dejarías todas las facturas y las invitaciones acumulándose para siempre? Claro que no. Lo mismo pasa con tu correo electrónico. Aquí verás algunas sugerencias prácticas.
Clasifica
Clasifica tus mensajes por emisor, fecha o asunto para limpiar tu bandeja de entrada de la forma más eficaz posible. Posteriormente, borra todo lo que sobre: cancela suscripciones o boletines innecesarios que nunca lees. Si tienes muchos mensajes en tu bandeja de entrada principal, crea una carpeta que contenga todos los viejos correos; de esa forma podrás seguir teniendo acceso a esa información.
Carpetas al rescate
A veces tener un complejo sistema de carpetas, hace que la gestión del correo electrónico resulte agotador y consuma mucho tiempo. Una solución es crear tres carpetas:
- Carpeta de Consecución: Mensajes que debes responder o donde debes realizar una acción.
- Carpeta de Seguimiento: Corresponde a aquellos mensajes en los que estás esperando que ocurra algo, como una invitación o el envío de un paquete.
- Carpeta de Archivos: Mensajes con los que hemos terminado, pero que deben ser guardados para posteriores consultas o respaldos.
¿Cómo mantener el sistema?
En lugar de revisar el correo cada vez que llegue una notificación, selecciona momentos específicos del día para procesar correos, por ejemplo de 16:00 a 18:00. Si lo ves necesario, notifica tu horario a los interesados, con tu firma en el correo.
En el momento designado para procesar correos, responde a cualquier mensaje que te lleve menos de dos minutos, para que no se acumulen en tu bandeja de entrada. Para lograrlo, intenta responder a tus correos con tres frases o menos, verás cómo disminuye el tiempo de procesar correos.
En SINTIK, esperamos que estas sugerencias te permitan contar con más tiempo para centrarte en el trabajo y mantener un control de tu correo electrónico.
