Con una infinidad de cosas por hacer, es fácil sentirse abrumado y perder el enfoque. Es por esto que la capacidad de priorizar nuestras tareas debe ser una habilidad esencial.

Prioriza lo esencial

Aunque hacer listas de tareas nos ayuda a tener claridad de las actividades del día, si solo nos concentramos en marcar los elementos de la lista sin pensar en su relevancia, puede que completemos solo tareas secundarias o fáciles y las realmente difíciles y que requieren más tiempo las dejemos de lado, lo que nos mantendrá corriendo aún cuando creamos que somos organizados al escribir las tareas pendientes.

Toda lista de tareas pendientes contiene tareas que se pueden categorizar según su importancia y urgencia. Por eso, una buena idea es dedicar unos minutos de nuestra mañana o bien de nuestra noche anterior, a elegir entre 1 y 3 tareas que debemos hacer antes de que acabe el día. De este modo nos aseguramos de que se hagan las cosas más importantes.

Hemos de tener en cuenta que para una máxima productividad se requieren dos cosas: eficiencia y eficacia. La eficiencia tiene que ver con hacer las cosas bien y la eficacia es hacer las cosas de la manera correcta. Por cuanto es primordial asegurarnos de trabajar en las tareas de alto valor, cerciorándonos de que la forma en que realizamos dichas tareas sea la mejor.

Cómo asignar prioridades

Este es un punto fundamental en el proceso de organización y gestión del tiempo. Existen algunos métodos prácticos para lograrlo.

Sistema de puntuación. Asigna un puntaje a cada tarea en función de su importancia y urgencia. Por ejemplo, podemos utilizar una escala del 1 al 5, siendo 5 la prioridad más alta.

Sistema de etiquetas. Se puede utilizar etiquetas como “alta prioridad”, “media prioridad” o “baja prioridad”, e incluso a cada etiqueta asignarle un color. Este sistema es efectivo tanto si utilizas un software de gestión de proyectos como si utilizas la tradicional agenda.

Método ABCDE. Ya hemos hablado del método ABC como estrategia de productividad para categorizar las ideas. Pero si quieres ser aún más específico en la clasificación, el método ABCDE es ideal. Te explicamos el significado de cada letra:

A: Tareas críticas que deben completarse inmediatamente.

B: Tareas importantes, pero no urgentes.

C: Tareas que pueden delegarse o posponerse.

D: Tareas que pueden eliminarse.

E: Tareas que pueden evaluarse más adelante.

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¿Qué es el método ABC?

Factores para categorizar

Para lograr una categorización adecuada de nuestra tarea, es importante considerar cinco puntos a través del siguiente autoexamen:

1. Consecuencias de no realizar la tarea: “¿Qué sucederá si no completo la tarea?”
2. Impacto en nuestros objetivos: “¿Cuán importante es esta tarea para mis metas a largo plazo?”
3. Plazos: “¿Cuándo debe completarse esta tarea?”
4. Valor percibido: “¿Cuánto valor agregará esta tarea a mi vida o trabajo?”
5. Energía requerida: “¿Cuánta energía y concentración necesitaré para completar esta tarea?”

En SINTIK, creemos que priorizar siguiendo estas pautas te asegurará dedicar la mayor parte de tu tiempo y energía a lo más importante.