Para lograr que tu trabajo sea de calidad y dentro de los plazos de entrega, llevar una lista de tareas es crucial. No obstante, puede que nuestras listas no estén adecuadamente organizadas, lo que repercute en tener que lidiar con pormenores laborales. En este artículo, veremos como confeccionar listas eficaces.
Tarea y proyecto ¿Lo mismo?
Primero que todo, es importante no confundir tareas pendientes con objetivos o proyectos; una tarea pendiente es una acción específica que hará que un proyecto avance hasta su fin. Por ejemplo, planificar un viaje a Japón es un proyecto, pero cotizar vuelos o reservar hotel corresponde a una tarea.
Utiliza verbos de acción y detalles
Al apuntar una tarea utilizar verbos de acción. Por ejemplo en vez de escribir “contador” utiliza en su lugar “llamar al contador”, o en lugar de “informe trimestral” escribe “redactar informe trimestral”, estos son verbos que te ponen en movimiento. Pero además de utilizar verbos, es importante que proveas a tu futuro yo, detalles que optimicen tu tiempo, como por ejemplo “llamar al contador el martes 6 de junio a las 11:30 AM” o “redactar informe trimestral de 1000 palabras y 3 gráficos.”
Divide
Elige una tarea y divídela en segmentos, y posteriormente en fragmentos más pequeños. A continuación, unos consejos para confeccionar listas de tareas eficaces:
- Clasifica
Clasifica tu trabajo de acuerdo a la estructura que tenga más sentido para ti. Por ejemplo, puedes seguir categorías como “trabajo”, “casa”, “aprendizaje”, “salud”, etc. Posteriormente clasifica según área de responsabilidad, “equipo web”, “cuenta Pérez y asociados”, etc. Y finalmente, categoriza por niveles de y prioridad y dificultad; en cuanto a esta última, trata de agrupar todas tus tareas “fáciles” que no te tomen más de cinco minutos para cuando tengas tiempo libre, o para terminarlas primero, de ese modo tendrás la satisfacción de tachar varias tareas de una vez.
2. Elige un soporte que funcione para ti
Para elaborar listas eficaces, utiliza el instrumento que sea más cómodo, una libreta, una aplicación web que se sincronice con facilidad, o bien una combinación de ambas.
3. Dos listas
Haz dos listas con las mismas tareas: una organizada por categorías y la otra organizada por semanas. Te permitirá realizar ordenar tus actividades por fechas, realizar una clasificación de tus tareas y además disfrutarás de la recompensa de tachar una tarea en dos lugares.
4. Recompénsate
Por ejemplo, por cada tres elementos que logres tachar de tu lista de trabajo, permítete una tarea personal, o por cada tarea compleja terminada, recompénsate con tres tareas sencillas o divertidas.
En SINTIK, queremos que tu trabajo sea productivo y satisfactorio, por eso te queremos brindarte estos útiles consejos.
