Muchas trabajadoras y trabajadores marcan asistencia con la huella dactilar todos los días, casi sin pensarlo. Sin embargo, con la nueva Ley N° 21.719 de Protección de Datos Personales, ya no basta con que la empresa instale un reloj control autorizado y comience a registrar. La razón es simple: la huella es un dato biométrico y cuenta con una protección especial.
¿Se puede usar la huella para controlar la asistencia?
Sí. La normativa laboral permite utilizar sistemas electrónicos para registrar y controlar la asistencia. Pero cuando el sistema funciona con huella u otro dato biométrico, la empresa debe cumplir requisitos adicionales; debe revisarse cómo se obtiene la huella, dónde se almacena, quién accede a ella, qué empresa provee el sistema y cuándo se elimina.
Cinco puntos que debemos revisar
- Sistema autorizado: debe contar con autorización vigente de la Dirección del Trabajo.
- Consentimiento: el uso de la huella debe quedar documentado. Para trabajadoras y trabajadores que ya están contratados, lo recomendable es un anexo de contrato específico para el tratamiento de datos biométricos.
- Alternativa sin huella: la empresa debe ofrecer otra forma de marcar, como una clave o una tarjeta, para quien no autorice el uso de su huella.
- RIOHS: el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad debe regular el funcionamiento del sistema y ser coherente con los contratos y anexos.
- Proveedor: si una empresa externa trata la huella o la información del marcaje, deben revisarse dónde se almacenan los datos, qué medidas de seguridad se aplican, quiénes acceden a ellos y qué dice el contrato con dicho proveedor.
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¿Qué debe contener el anexo de contrato?
Debe ser simple, pero suficientemente claro. Tiene que indicar la finalidad del tratamiento, el dato biométrico utilizado, el sistema o proveedor, la alternativa no biométrica disponible, las reglas de conservación y eliminación, y nuestros derechos como trabajadoras y trabajadores. Además, debe quedar claramente registrada la decisión que cada una y cada uno tome respecto del uso de su huella.
Adecuarse a la nueva ley implica ordenar su uso: revisar el sistema de asistencia, incorporar el tratamiento en contratos y RIOHS, regular al proveedor y asegurar que los datos biométricos estén bien protegidos. La nueva regulación exige mirar todo el ciclo del dato y adoptar medidas proporcionales al riesgo.
En SINTIK creemos que nuestros datos personales también son parte de nuestras condiciones de trabajo.
